구글 드라이브에 남은 문서와 사진 정리법

1. 구글 드라이브의 문서·사진 보관 방식 이해하기

구글 드라이브는 사용자의 파일, 사진, 문서, PDF, 스프레드시트, 영상 등을 클라우드 상에 저장하는 대표적인 서비스다. 대부분의 안드로이드 스마트폰 사용자는 구글 계정과 연동되어 자동으로 파일이 업로드되고, 특히 구글 포토와 드라이브가 연결된 경우, 사진 역시 자동 백업되어 드라이브 용량을 차지한다. 생전에 정리하지 않은 구글 드라이브의 파일은 사망 이후에도 그대로 남아 가족이나 지인들에게 혼란을 줄 수 있다. 또한 용량 초과로 인해 메일 수신이나 다른 서비스까지 차단될 수 있어, 고인의 계정을 관리하게 되는 유족 입장에서는 중요한 문제로 떠오른다.
이때의 가장 큰 난관은 **“무엇이 중요한지 모른다는 것”**이다. 단순히 업무 파일인지, 가족과의 여행 사진인지, 재정 관련 스프레드시트인지 구분이 되지 않는 경우가 많아, 일괄 삭제가 아닌 체계적인 분류와 선별이 필요하다. 따라서 생전에 본인이 직접 구글 드라이브를 정리하고, 필요한 자료는 명시된 폴더에 보관하며, 필요 없는 항목은 삭제해두는 것이 가족에게 큰 도움이 된다.

---

2. 파일 분류 전략: 폴더 구조와 명명 규칙 설정하기

가장 효과적인 정리 방법은 폴더 구조를 활용한 카테고리화와 명확한 명명 규칙이다. 예를 들어, 문서는 “개인문서”, “가족기록”, “세금·계약서”, “업무” 등으로 나눌 수 있고, 사진은 “여행”, “가족행사”, “셀카·기타” 등으로 분류할 수 있다. 이때 문서나 사진의 파일명은 단순한 “IMG_1234.jpg” 또는 “NewDoc.pdf”처럼 두지 말고, “2023_부산가족여행.jpg”, “2022_연말정산_송금내역.pdf” 등으로 명확하게 지정하는 것이 중요하다. 이렇게 해두면 사후에 가족이나 지인이 어떤 파일을 열람할지 판단하기 쉽다.
또한 구글 드라이브에는 ‘색상 태그’ 기능과 별표 표시가 있다. 중요한 파일이나 보관이 필요한 항목은 색깔로 분류하거나 별표로 표시해두면, 검색 없이도 빠르게 식별할 수 있다. 그리고 ‘최신 문서’ 또는 ‘최근 수정된 문서’ 정렬 기능을 통해, 최근 작업한 파일들을 신속하게 정리할 수 있으며, 필요 없는 중복 파일이나 임시 파일은 검색 필터로 쉽게 찾아 삭제 가능하다.
정리 작업은 일회성보다 주기적 관리가 중요하다. 예를 들어, 매월 1일마다 “구글 드라이브 10분 점검” 시간을 마련해 미사용 파일을 삭제하고 폴더를 갱신하는 루틴을 만들어두면 정리 상태가 오래 유지될 수 있다.

---

3. 가족과 공유할 문서, 숨겨야 할 문서 구분하기

구글 드라이브에는 본인의 일기, 건강 정보, 금융 기록, 사업 기획서처럼 고도의 개인 정보가 담긴 문서가 존재할 수 있다. 이 중 일부는 사망 이후에도 보호되어야 할 문서일 수 있으며, 반대로 가족에게 꼭 전달되어야 할 자료도 있다. 예를 들어, 유서 개념의 메모, 가족 사진, 보험 증서, 상속 관련 문서 등은 유족이 반드시 열람해야 하므로, 이를 별도 폴더에 정리한 뒤 공유 권한을 사전에 설정해두는 것이 좋다.
구글 드라이브의 공유 기능은 특정 이메일에만 접근 권한을 줄 수 있으며, 보기만 가능하게 제한하거나 편집까지 허용할 수 있다. 가장 좋은 방법은 ‘가족공유 폴더’를 만들어 중요한 문서만 모아두고, 해당 폴더를 가족의 이메일과 공유해두는 것이다. 단, 이 작업은 계정 소유자가 직접 해야 하며, 타인이 사후 임의로 접근하는 것은 개인정보 보호법에 위배될 수 있다.
사후 가족이 구글에 요청해 고인의 드라이브를 열람하려면, 사망 증명서와 가족관계증명서, 법적 청구서류를 제출해야 하며, 이는 최대 수개월이 걸릴 수 있고 거절될 수도 있다. 그렇기에 생전에 필요한 문서는 명확하게 구분하고, 공유 설정을 해두는 것이 시간과 노력을 줄이는 핵심이다.

---

4. 자동화 기능과 계정 종료 준비: 비활성 계정 관리자 활용

가장 확실한 방식은 구글의 ‘비활성 계정 관리자(Inactive Account Manager)’ 기능을 활용하는 것이다. 이 기능은 일정 기간 동안 로그인하지 않으면(예: 6개월), 지정한 가족이나 지인에게 구글 계정의 데이터 접근 권한을 자동으로 넘겨주는 기능이다. 구글 드라이브, 포토, 메일, 유튜브까지 포함되어 있으며, 최대 10명의 연락처를 지정할 수 있다.
예를 들어, 구글 드라이브의 공유 가능한 링크를 만들어두고, 비활성 계정 설정 시 이 링크를 포함한 메시지를 가족에게 전송되도록 설정하면, 사망 후에도 유족은 자동으로 필요한 정보를 받을 수 있다. 이때, 드라이브 내에 있는 파일 중 민감한 문서가 공유되지 않도록, 비활성 계정 관리자에 포함될 데이터 범위를 사전에 선택할 수 있다.
또한, 백업용 외장하드에 드라이브 파일을 주기적으로 다운로드 받아 저장하는 방법도 고려해볼 수 있다. 구글 테이크아웃(Google Takeout) 기능을 활용하면 전체 구글 드라이브 파일을 ZIP 형태로 내려받을 수 있으며, 이 백업을 가족에게 실물로 전달하거나 금고에 보관해둘 수도 있다.
결국 중요한 것은 ‘정리’가 아닌 ‘전달 가능성’이다. 아무리 잘 정리해두어도, 접근할 방법이 없다면 그것은 디지털 유산으로서의 가치를 잃는다. 지금부터라도 구글 드라이브를 정기적으로 정리하고, 필요한 문서는 공유 또는 백업해두는 습관을 갖는 것이 진정한 준비라 할 수 있다.